Financiën en financiële risico's

Vanuit het Rijk is de toezegging gedaan dat zij € 5 tot € 10 miljoen gaan bijdragen aan de Floriade. In de business case is hiervoor € 5 miljoen ingerekend. Deze €5 miljoen zal moeten worden gekoppeld aan de investeringen in de business case die hier tegenover staan.

Risico beschrijving:

Als gevolg van de eisen die het Rijk stelt aan de besteding van de toegezegde bijdrage aan de Floriade bestaat de mogelijkheid dat de middelen niet kunnen worden gekoppeld aan de investeringen die zijn opgenomen in de business case. Dit leidt tot een te kort in de begroting. De gemeente Almere draagt in dat geval een groter deel van de organisatiekosten van de Floriade.

Het is overigens niet alleen een financieel risico maar ook een reputatierisico. Namelijk door het ontbreken van hoogwaardige content en het ontbreken van een inzending vanuit het Rijk.

Voortgang:

Inmiddels is enige voortgang geboekt op het binnenhalen van de bijdrage van het Rijk. In 2018 is middels een kamerbrief vanuit het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV) de aandacht op deze toezegging gevestigd. Dit heeft geresulteerd in de eerste betaling (nog in 2018) van € 2,5 miljoen voor de organisatiekosten van de Floriade. Daarnaast zijn afspraken gemaakt over de verdere bijdragen van € 2,5 tot € 7,5 miljoen (innovatiebudget). LNV heeft in de kamerbrief aangegeven de resterende middelen als volgt te willen besteden:

1. Het aanjagen van innovatie voor de gebiedsontwikkeling van het Floriade terrein of de invulling van iStreets. Innovatieve projecten die bijdragen aan het behalen van de Rijksdoelen op het gebied van klimaat en energie, landbouw, voeding, gezondheid, circulariteit en mobiliteit.
2. Aan de bijdrage voor innovatieve projecten mag 10% voorbereidingskosten worden toegerekend.

Afgelopen jaar is hard gewerkt om definitieve invulling van de Rijksbijdrage vanuit werkateliersessies te realiseren. Ondanks goede gesprekken met betrokken Rijksambtenaren bleek de koppeling tussen de diverse Rijksagenda's nog niet zo eenvoudig. Om het risico te beheersen is er voor gekozen om het Ministerie van LNV voor te stellen om de gekozen werkwijze te vereenvoudigen en een tweede bijdrage van € 2,5 miljoen voor de voorbereidingskosten voor het eind van het jaar over te maken naar de Gemeente Almere. Hiermee draagt het ministerie voor in totaal € 5 miljoen bij aan de gemeentelijke voorbereidingskosten. Het Ministerie is hiermee akkoord gegaan en heeft inmiddels  de bijdrage overgemaakt.

Risico inschatting:

Het risico komt hiermee te vervallen.

Beheersmaatregelen:

Niet meer van toepassing

In de business case is een bijdragen ingerekend van € 2,5 miljoen vanuit subsidie, dan wel vanuit bijdragen van derden (bijvoorbeeld Amsterdam/MRA).

Risico beschrijving:
Doordat de periode steeds korter wordt totaan het evenement en de mogelijkheid om subsidie aan kostenposten te koppelen in de business case hiermee steeds krapper wordt, bestaat de kans dat er geen subsidies aan de investeringen in de business case kunnen worden gekoppeld. Dit leidt tot een te kort in de begroting. De gemeente Almere draagt in dat geval een groter deel van de organisatiekosten van de Floriade zelf.

Voortgang:
Door de gemeente, provincie en Floriade BV is gekeken naar diverse subsidie-mogelijkheden. Europees zien we echter dat de mogelijkheden hiervoor steeds smaller worden. Veel subsdies lopen t/m 2020. Daarnaast vinden nu al volop uitgaven plaats en zijn historische kosten in veel gevallen niet subsidiabel.

Risico inschatting:

Bij de kwantificering van het risico wordt rekening gehouden dat een groot deel van deze bijdragen niet kan worden gerealiseerd (€2 miljoen). Hierbij  wordt rekening gehouden met een hoge kans van optreden (60%). Er wordt daarom vanuit de risicoreservering een bedrag van €1,2 miljoen gereserveerd.

Het is primair de verantwoordelijkheid van de gemeentelijke Zelfstandige Project Organisatie om de subsidie, dan wel de bijdrage van derden, ten gunste van de business case binnen te halen.

Beheersmaatregelen:

Bij dit risico kan als kans worden gezien om eventuele in kind bijdrage vanuit de MRA /  gemeente Amsterdam te koppelen aan de business case, bijvoorbeeld op het gebied van communicatie, marketing of veiligheid.

De provincie Flevoland heeft in 2012 € 10 miljoen cofinanciering toegezegd aan de wereldtentoon-stelling Floriade. De door de provincie voor de Floriade geoormerkte gelden zijn afkomstig uit de tweede tranche van het Investeringsprogramma Flevoland-Almere (IFA). Deze cofinanciering loopt via het Fonds Verstedelijking Almere en dit betekent dat Almere en Flevoland samen bestedingen in de jaarprogramma’s van het Fonds Verstedelijking Almere opnemen. Tot op heden is, afgerond, € 5,5 miljoen toegewezen aan de volgende projecten:

• € 2,0 miljoen aan het economisch programma Floriade Werkt!
• € 3,3 miljoen aan het programma Circulaire Bruggen
• € 0,2 miljoen aan de Floriade Dialogues

Risico beschrijving:

Als gevolg van de eisen/doelen die de Provincie stelt aan de besteding van de toegezegde bijdrage aan de Floriade bestaat de mogelijkheid dat de middelen niet kunnen worden gekoppeld aan de investeringen die zijn opgenomen in de business case. Dit leidt tot een te kort in de begroting. De gemeente Almere draagt in dat geval een groter deel van de organisatiekosten van de Floriade zelf.

Voortgang:

Afgelopen periode is gekeken naar de labeling van de resterende bijdrage van de Provincie aan de business cases van de Floriade Almere 2022 BV en die van de Zelfstandige Programma Organisatie. Dit heeft er toe geleid dat een deel van de bijdrage bij de herijking van de business case Floriade in 2018 is verschoven richting Floriade BV, omdat hier mogelijke koppelkansen lagen.

Voor de resterende € 4,5 miljoen provinciale cofinanciering is door Almere en de provincie een gezamenlijke menukaart opgesteld met een vijftal mogelijke activiteiten. De zoektocht was en is om activiteiten te vinden die zo goed mogelijk passen bij zowel de gemeentelijke kaders (bijdragen aan ontlasten van de business case Floriade) als de provinciale kaders (economische structuurversterking, innovaties, gastheerschap, regionale uitstraling). Voor het jaarprogramma 2020 van het Fonds Verstedelijking Almere ligt inmiddels een voorstel klaar. Het voorstel is echter nog steeds niet heel concreet. Uitwerking van de voorstellen zal nodig zijn en hierbij blijft het risico van een mismatch aanwezig.

Risico inschatting:

Bij de kwantificering van het risico is rekening gehouden dat 25% van de resterende bijdrage van de provincie niet kan worden gelabeld. Met andere woorden wordt nu ingeschat dat € 1,1 miljoen van de nog te labelen € 4,5 miljoen niet te koppelen is aan de investeringen in de busienss cases. Doordat de focus nu ligt op een Provinciale bijdrage binnen een vijftal mogelijke activiteiten (de menukaart), wordt de kans van optreden lager ingeschat dan voorheen. Er werd in de vorige risicoanalyse nog rekening houdend met een hoge kans van optreden, nu wordt rekening gehouden met een middelmatige kans van optreden (40%). Er wordt daarom vanuit de risicoreservering een bedrag van €0,4 miljoen gereserveerd.

Het is primair de verantwoordelijkheid van de gemeentelijke Zelfstandige Project Organisatie en de Floriade Almere 2022 BV om de provinciale bijdragen ten gunste van de business case binnen te halen.

Beheersmaatregelen:
Komende maanden worden voorstellen uitgewerkt om invulling te geven aan de vijf mogelijke activiteiten, waarin de Provincie wil bijdragen. Hierbij moet goed gestuurd worden op de mogelijkheid om dit te matchen met de uitgaven in de business cases.De voorstellen worden besproken in het reguliere bestuurlijk overleg tussen beide portfeuiellehouders (Provincie / Gemeente).

In de business case is een opbrengst van € 38,9 miljoen (netto) ingerekend vanuit kaartverkoop.

Risico beschrijving:

Het risico bestaat dat de opbrengst vanuit de kaartverkoop lager is dan verwacht. Uitgangspunt in de business case is 2 miljoen betalende bezoekers. Vele oorzaken kunnen ten grondslag liggen aan de komst van minder of meer bezoekers. Een deel van deze oorzaken wordt hierna als apart risico opgenomen. Deze oorzaken kunnen worden onderverdeeld in de kwaliteit van het evenement, de marketing van het evenement en een aantal exogene factoren, zoals concurrerende evenementen, economische situatie (in de landen waar de bezoekers vandaan komen), weersomstandigen en veiligheidsissues.

Omdat de elementen waarop de Floriade organisatie kan sturen als aparte risico's zijn opgenomen in deze analyse heeft dit risico alleen betrekking op de exogene factoren, zoals meerdere concurrerende attracties.

Een tegenvallend aantal bezoekers leidt niet alleen tot tegenvallende inkomsten vanuit de kaartverkoop, maar ook tot lagere parkeerinkomsten, tegenvallende spin-off inkomsten (bv. hotelovernachtingen) en een imagoverlies voor de gemeente Almere.

Voortgang:

Op dit moment worden gesprekken gevoerd met touroperators om de voorverkoop van tickets te kunnen realiseren. Hiermee wordt meer zekerheid gekregen over het aantal kaartjes dat wordt verkocht. De gesprekken zullen  leiden tot formalisering via contracten.

In Q3 wordt gekeken naar de prijsstelling van de kaarten: Los kaartje; Passe Partout; Ticket plus (incl. avond). Deze prijsstelling wordt met name gemaakt voor de touroperators. Hiervoor worden ook de eerste beurzen bezocht en dan moet deze prijsstelling gereed zijn.

Niet beïnvloedbare risico's die op de bezoekersaantallen invloed hebben, zijn de veranderingen binnen het economische / geopolitieke klimaat.

Risico inschatting:

Bij de kwantificering van het risico is rekening gehouden met 10% minder betalende bezoekers, wat leidt tot € 5,6 miljoen minder opbrengsten. Er is rekening gehouden met een hoge kans van optreden (60%). Er wordt daarom vanuit de risicoreservering een bedrag van € 3,4 miljoen gereserveerd.

Het is primair de verantwoordelijkheid van de Floriade Almere 2022 BV om de opbrengst Kaartverkoop te realiseren.

Beheersmaatregelen:
Door contracten af te sluiten met touroperators, groepsarrangementen en voorverkoop van kaarten te realiseren, wordt meer zekerheid verkregen rondom de kaartverkoop. Hierin zullen komend half jaar stappen worden gezet.

Daarnaast is het evenement door programmering van deelnemende landen/steden in paviljoens ook met slecht weer aantrekkelijk. Hierdoor is de kaartverkoop minder afhankelijk van het weer.

In de business case is een opbrengst van € 4,4 miljoen ingerekend vanuit Parkeren.

Risico beschrijving:

Als gevolg van te weinig animo voor het evenement bestaat het risico dat de opbrengst vanuit het parkeren lager is dan verwacht. Uitgangspunt in de business case is 2 miljoen bezoekers, waarvan 45% met de auto naar het evenement komt. Daarnaast zijn er ook parkeeropbrengsten ingerekend op de touringcars. Onderzocht moet worden of dit realistisch is.

Zoals bij het vorige risico (kaartverkoop) reeds genoemd, zijn er veel oorzaken waardoor er minder bezoekers kunnen komen. Een tegenvallend aantal bezoekers leidt ook tot tegenvallende spin-off inkomsten (bv. hotelovernachtingen) en een imagoverlies voor de gemeente Almere.

Voortgang:
Zie risico tegenvallende kaartverkoop

Risico inschatting:

Bij de kwantificering van het risico is rekening gehouden met 10% minder bezoekers, wat leidt tot €0,6 miljoen minder opbrengsten vanuit parkeren. Er is rekening gehouden met een hoge kans van optreden (60%). Er wordt daarom vanuit de risicoreservering een bedrag van € 0,4 miljoen gereserveerd.

Het is primair de verantwoordelijkheid van de gemeentelijke Zelfstandige Programma Organisatie

 om de opbrengst Parkeren te realiseren.  

Beheersmaatregelen:
Zie risico tegenvallende kaartverkoop

In de business case Floriade wordt een sponsorbijdrage ingerekend van € 9,8 miljoen.

Risico beschrijving:

Als gevolg van onvoldoende interesse vanuit de markt in het Floriade evenement en/of de trends die we zien in de sponsoring van bedrijven (sponsoring in de vorm van grote financiële bijdragen loopt steeds verder terug) en een mogelijk verslechterde economische situatie, bestaat de kans dat de sponsoring onvoldoende van de grond komt, waardoor de ingerekende sponsorbijdrage niet (geheel) wordt behaald.

Voortgang:

Partnership kan bestaan uit bijdragen in geld, in kind (budget relieving) en op andere manieren van zichtbaar resultaat. Hieronder valt het gebruik van het netwerk van de betreffende partner om innovatieve bedrijven, overheden en kennisorganisaties aan te sluiten in de Floriade ontwikkeling voor kwaliteit en/of een financiële bijdrage.

Afgelopen jaar zijn intensieve gesprekken gevoerd met een klein aantal potentiële partners. Deze partners gaven aan geïnteresseerd te zijn in de Floriade expo, het thema Growing Green en het samen ontwikkelen van de groene stad van de toekomst. Dit blijkt een complex traject te zijn waarbij verschillende belangen tussen Gemeente, BV, Weerwater CV en deze potentiele partners een rol spelen. Er zijn op dit moment nog geen contracten getekend voor een bijdrage in partnering of sponsoring.

Door het uitblijven van contracten wil de Floriade Almere 2022 B.V. de komende tijd haar focus leggen op dealmaking met mogelijke kleinere sponsors voor Floriade Expo 2022 (zogenaamde route 2). Dit kan een bijdrage zijn in cash of in natura.

Risico inschatting:

Naast de complexiteit vanuit de verschillende belangen van de grote potentiële partners, wordt de tijd totaan het evenement steeds krapper. Daarom wordt in de risico analyse vast gehouden aan de inschatting van het risico bij de programmabegroting. Wanneer de eerste resultaten zichtbaar worden door middel van het afsluiten van contracten, kan dit risico worden herzien.

Om deze redenblijft het bedrag aan tegenvallende partnerbijdragen op 50% van de ingerekende sponsorbijdragen. Dit leidt tegen een middelmatige kans van optreden (40%) tot een risicoreservering van € 1,9 miljoen.

Het is primair de verantwoordelijkheid van de Floriade Almere 2022 BV om de Sponsoropbrengsten te realiseren.  

Beheersmaatregelen:
De beheersmaatregel om ook kleinere sponsoren te benaderen, wordt de komende periode ingezet.

In de business case is een bedrag opgenomen van € 4,0 miljoen voor concessiepbrengsten.

Risico beschrijving:

Als gevolg van de keuze voor een specifieke samenwerkingspartner, lokale ondernemers, duurzaamheidseisen, de wijze waarop de afrekening plaatsvindt, lagere bezoekersaantallen en/of de kwaliteit van de diensten (bijvoorbeeld catering en merchandise), bestaat de kans dat de opbrengsten lager zijn dan verwacht.

Voortgang:

In een aantal voorgaande Floriades was de catering een zwak punt. Om de kwaliteit van de catering omhoog te brengen is in de samenwerkingsovereenkomst (2016) het target voor concessieopbrengsten reeds met € 1,0 miljoen verlaagd. In de komende periode worden keuzes gemaakt ten aanzien van het cateringsconcept en de wijze van afrekening: vast bedrag of percentage.

Aandachtspunten hierbij zijn:
- Hoge prijzen heeft een negatief effect op je bezoekersaantallen
- Prijzen moeten over het gehele terrein in lijn zijn met elkaar (deelnemers, partners, cateraar).
- Kwaliteit moet op hele terrein gelijk zijn.
- Liquiditeit aanbieder
- Zelfde sfeer en klantbeleving op het gehele terrein
- Aanbod in lijn met thema's (anders klopt het verhaal niet)

Risico inschatting:

Bij de kwantificering van het risico is rekening gehouden met 30% minder opbrengsten vanuit de catering, wat leidt tot € 1,2 miljoen minder opbrengsten. Er wordt rekening gehouden met een middelmatige kans van optreden (40%). Er wordt daarom vanuit de risicoreservering een bedrag van € 0,5 miljoen gereserveerd.

Het is primair de verantwoordelijkheid van de Floriade Almere 2022 BV om de concessie opbrengst te realiseren.  

Beheersmaatregelen:

Bij de contratering zal op dit aspect de geinventriseerde aandachtspunten moeten worden meegenomen in de keuzes die gemaakt gaan worden.

In de business case is een bedrag opgenomen van € 2,0 miljoen voor beheer van het terrein tot en met 2022.

Risico beschrijving:
Het risico bestaat dat de uitgangspunten die bij de berekening van de beheerkosten zijn gehanteerd in de praktijk niet haalbaar zijn en/of het beheer voor een groter deel voor rekening van de Floriade BV komt en/of dat de kosten van het beheer voorafgaand aan de Floriade hoger zijn dan inschat.

Voortgang:

Voor het beheer van het Floriade terrein is een bedrag opgenomen in de business case. Dit  bedrag is extern getoetst. Echter, er is geen rekening gehouden met het definitief ontwerp van het arboretum. Het structureel beheer van het Arboretum is onderdeel van het definitief Ontwikkelingsplan dat met de samenwerkingspartner is opgesteld. Met de samenwerkingspartner wordt nu gekeken naar een parkmanagementconstructie voor het hele gebied (Arboretum en openbaar gebied). Er wordt gekeken naar een parkmanagementorganisatie voor de periode voor, tijdens en na het evenement. Of het opgenomen budget in de business case hiervoor toereikend is, is nog niet duidelijk.

Risico inschatting:

Bij de kwantificering van het risico is rekening gehouden met € 1,5 miljoen extra kosten voor beheer en onderhoud. Er is rekening gehouden met een middelmatige kans van optreden (40%). Er wordt daarom vanuit de risicoreservering een bedrag van € 0,6 miljoen gereserveerd.

Het is primair de verantwoordelijkheid van de gemeentelijke Zelfstandige Programma Organisatie en de Floriade Almere 2022 BV om zorg te dragen voor het beheer en onderhoud voorafgaand aan en tijdens de expositie.

Beheersmaatregelen:

Komend half jaar zal duidelijk worden of de begrote bedragen voor het beheer toereikend zijn. Er zal strak gestuurd moeten worden op de kosten die berekend en ingeschat worden vanuit het parkmanagement.

Voor het opstellen van een beveiligingsplan en coördinerende werkzaamheden is € 645.000 ingerekend in de business case van de Zelfstandige Programma Organisatie. In de business case van de Floriade Almere 2022 BV is € 1.600.000 opgenomen voor de beveiliging op het Floriadeterrein zelf.

Risico beschrijving:

Als gevolg van de huidige terrorisme dreiging, de beperkte kennis binnen de gemeente Almere van de beveiliging van een evenement met dergelijke omvang, het grote aantal regeringsleiders dat wordt uitgenodigd, een mogelijke verhoging van de eisen aan de gemeentelijke begeleiding en de omvang van de buitenranden van het terrein, bestaat de kans dat er extra kosten moeten worden gemaakt om de veiligheid te garanderen.

De extra kosten hebben voornamelijk betrekking op de beveiliging rondom het evenement.

Voortgang:

De kosten van de beveiliging rondom het evenement kunnen bij de veiligheidsregio en/of bij de gemeente Almere terechtkomen. Uitgangspunt is dat de feitelijke inzet van de hulpdiensten geen aan de gemeente of Floriade BV toe te rekenen kosten bevat.

Formele trekker is de gemeente samen met de Veiligheidsregio.

Samen met Floriade BV, Politie, Brandweer, GHOR, Omgevingsdienst en diverse interne afdelingen binnen de gemeente (Verkeer, VTH, ZPO etc.) wordt een eerder gemaakte risicoanalyse uitgewerkt tot een eerste versie integraal Veiligheidsplan, inclusief het bijbehorend bereikbaarheidsplan. Deze zal in concept begin 2020 gereed zijn.
Dit concept zal in het komende kwartaal verder worden uitgewerkt met de gemeentelijke stadsbrede veiligheidsaspecten (o.a. de impact op het centrum en beveiliging parkeerplaatsen) , inclusief een inschatting van de kostenraming. Een eerste grove inschatting laat een bedrag zien tussen €1 miljoen en €2 miljoen.

Risico inschatting:

Uigaande van een bedrag tussen de €1 miljoen en € 2 miljoen en wetende dat er binnen de begroting van de ZPO Floriade nog ruimte is van circa €850k (€ 600k out-of-pocket en €250K Programmamanager Veiligheid) wordt bij de risicoinschatting rekening gehouden met additionele kosten van €1 miljoen tegen een hoge van optreden (60%). Er wordt daarom vanuit de risicoreserve een bedrag van € 0,6 miljoen gereserveerd voor veiligheid.

Beheersmaatregelen:

Komend kwartaal worden de gemeentelijke stadsbrede veiligheidsaspecten (o.a. de impact op het centrum en beveiliging parkeerplaatsen) in beeld gebracht, inclusief een inschatting van de kostenraming.

Risico beschrijving:

Als gevolg van de gewenste innovatieve investeringen die voor de Floriade zijn vereist bestaat de kans dat het vergunnings-verleningsproces hier (nog) niet klaar voor is. Tevens bestaat de kans dat vergunningen onder grote tijdsdruk en met onvoldoende kwaliteit aangevraagd worden. Met als gevolg vertraging in de vergunningverlening, dan wel niet verkrijgen van de juiste vergunningen. Dat kan er uiteindelijk toe leiden dat partijen afhaken, omdat het proces te lang duurt, te veel inspanning vergt en/of ze niet de vergunning verkrijgen die ze graag hadden gezien of dat er extra inzet moet worden geleverd op de behandeling van de vergunningen en het toezicht op de bouw

Voortgang:

Inmiddels is voor de bouwvergunningen een TaskForce ingesteld. Dit betreft een overlegvorm tussen Gemeente, BV, ZPO, Amvest/Dura, Omgevingsdienst en waterschappen. Hier worden voornamelijk de voorbereidende processen in beeld gebracht en uitgelijnd.  

Daarnaast wordt in beeld gebracht welke gebouwen wanneer gerealiseerd worden. Deze worden dan in tijd teruggerekend (planning), zodat ingeschat kan worden wanneer bepaalde vergunningen zullen worden aangevraagd. Er staat een aantal vaste medewerkers klaar om deze vergunningen door te geleiden. Eventueel wordt er extra ingehuurd.

Er kan dan bij vergunningen een keuze worden gemaakt, tussen een:

• aanvraag met een gecertificeerde verklaring. Dat maakt het proces bij gemeente korter, namelijk binnen 4 weken;
• aanvraag zonder gecertificeerde verklaring. Normale tijdsduur van max. 14 weken.

Dit risico blijft bestaan bij onverwachte aanvragen of aanvragen kort voor het evenement. Dit kan tot extra druk leiden bij de afdeling VTH om betreffende vergunningsaanvragen tijdig te beoordelen. Hierbij kan extra inzet nodig zijn om de vergunningen tijdig afgerond te krijgen. Daarnaast wordt het risico gelopen dat op het laatste moment naar veel niet gecertificeerde ipv gecertificeerde aanvragen wordt geschakeld. Gevolg is extra inzet van de afdeling VTH.

Risico inschatting:

Bij de kwantificering van het risico is rekening gehouden met € 1,0 miljoen extra kosten voor de afdeling VTH. Er is rekening gehouden met een middelmatige kans van optreden (40%). Er wordt daarom vanuit de risicoreservering een bedrag van € 0,4 miljoen gereserveerd voor extra inzet op bouwvergunningen.

Beheersmaatregelen:

Om enig gevoel te hebben met zaken waar tegenaan kan worden gelopen en hoe dit is opgelost in eerdere expo’s, gaat afdeling VTH Venlo bezoeken om daar ervaringen op te halen bij de VTH-afdeling van Venlo.

Risico beschrijving:
In het Expoplan van de Floriade BV wordt gesproken over Green Embassies, I-streets en showcasewoningen waarin buitenlandse steden hun “paviljoen” kunnen inrichten. Daarnaast kunnen deelnemers ook met tijdelijke paviljoens deelnemen of gebruik maken van de overige kavels op het terrein.

Er moeten 192 kavels gevuld worden op het terrein ("witte" vlekken zijn niet wenselijk). Als gevolg van te lage kwaliteit van de inzendingen van de deelnemers, te weinig deelnemers of afzeggingen op het laatste moment bestaat de kans dat aanvullende investeringen nodig zijn om de kwaliteit van de expositie te kunnen garanderen.

Voortgang:

Over vijf Green Embassies en zestien showcasewoningen is geen overeenstemming gekomen tussen Weerwater CV en Floriade BV. De verschillen lagen met name op het gebied van expowaardigheid (kwaliteit), duurzaamheid (met name materiaalgebruik) en op financiën (te betalen huur tijdens evenement). Zoals eerder werd genoemd (cluster Gebiedsontwikkeling) zijn er  drie mogelijke uitkomsten.   

Risico inschatting:

Bij het kwantificeren van het risico is vooralsnog alleen rekening gehouden met € 1,0 miljoen extra kosten voor een kwaliteitsslag op de inbreng van de deelnemers. Er is rekening gehouden met een hoge kans van optreden namelijk 60%. Er wordt daarom vanuit de risicoreservering een bedrag van € 0,6 miljoen gereserveerd. Er is dus thans nog geen risico inschatting gemaakt van de huurverplichtingen omdat het overleg hierover nog loopt tussen Floriade Almere 2022 BV en Amvest en Dura Vermeer.

De kwaliteit van de inzendingen is primair de verantwoordelijkheid van de Floriade Almere 2022 BV.

Beheersmaatregelen:
Er is altijd een kans dat een deelnemer op het laatste moment afzegt. Het blijft zaak om goed in gesprek te blijven met de verschillende deelnemers over hun bijdrage aan de expositie.

De Floriade Business Club is opgericht om lokaal, regionaal, landelijk en ook internationaal ondernemers een bijzonder netwerk en betrokkenheid bij de Floriade, inspirerende bijeenkomsten en kennisuitwisseling over duurzaamheid te bieden in de making of-periode en tijdens de Floriade. In de business case van de Floriade Almere 2022 BV is een opbrengst meegenomen vanuit de Floriade Business Club a € 1 miljoen. Dit is gebaseerd op 500 leden maal een bijdrage van € 2.022,-.

Risico beschrijving:
Als gevolg van te weinig interesse vanuit het bedrijfsleven om zich aan te sluiten bij het ondernemersnetwerk bestaat de kans dat er te weinig inkomsten vanuit de Floriade Business Club worden gegenereerd ter dekking van de business case Floriade.

Voortgang:

Op dit moment zijn er circa 200 leden aangesloten bij de Floriade Business Club. Het aantal leden stijgt langzaam en is hoofdzakelijk vanuit het Almeerse bedrijfsleven opgebouwd. Er wordt op dit moment ook inzet gepleegd op de rest van de Provincie, maar dit gaat nog niet erg hard.

Risico inschatting:

Bij de kwantificering van het risico is rekening gehouden dat maar 300 leden worden gerealiseerd, 200 leden minder dan beoogd. Hierdoor wordt € 0,4 miljoen minder opbrengsten gegenereerd dan beoogd. Er wordt rekening gehouden met een middelmatige kans van optreden, namelijk 40%. Er wordt daarom vanuit de risicoreservering een bedrag van € 0,2 miljoen gereserveerd.

Het binnenhalen van de opbrengsten uit het lidmaatschap van de Floriade Business Club ligt primair bij de Floriade Almere 2022 BV.  

Beheersmaatregelen:

Er wordt op dit moment tevens inzet gepleegd op de rest van de Provincie. Ook op MRA of landelijk niveau kan ingezet worden om het aantal lidmaatschappen rond te krijgen.

Risico beschrijving:
Als gevolg van de steeds complexer wordende opdracht op het gebied van onder andere:
- Het tot stand brengen van partnering / sponsoring
- Proces rondom het tot stand brengen van de bijdrage van Provincie en Rijk.
- Inrichting van het gebied (gridstructuur)
- Afspraken maken met achterban NTR (vroeger via productschappen)
- Versplintering kanalen Marketing
bestaat de kans dat de ingerekende organisatiekosten van de Floriade Almere 2022 BV niet toereikend zijn om de klus te klaren.

Risico inschatting:

Bij de kwantificering van het risico is rekening gehouden met € 1,0 miljoen extra organisatiekosten. Er wordt rekening gehouden met een hoge kans van optreden, namelijk 60%. Er wordt daarom vanuit de risicoreservering een bedrag van €0,6 miljoen gereserveerd.

Beheersmaatregelen:
Het risico wordt meegenomen in de herijking van de business case van de Floriade Almere 2022 BV die iop dit moment wordt uitgevoerd.

Risico beschrijving:

In de bieding van samenwerkingspartner Amvest wordt uitgegaan van het aanbieden van overnachtingen tijdens het evenement. Een vereiste hiervoor is een goede (avond)programmering. Voor de invulling hiervan worden extra kosten gemaakt, hiertegenover worden ook extra inkomsten verwacht vanuit de overnachtingen (kaartverkoop voor twee dagen; horeca- en merchandise opbrengst etc.). Dit is nu neutraal ingerekend in de business case van de Floriade Almere BV. Amvest rekent op een bezetting van 70% van de aangeboden logies.

Als gevolg van het niet behalen van een bezettingsgraad van 70% op de overnachtingen op het terrein door Amvest bestaat de kans dat de (avond)programmering en de daarmee gemoeide kosten niet worden terugverdiend, waardoor een negatieve kostenpost hierop resulteert.

Voortgang:
Het logies concept is nog onzeker. Amvest heeft hiervoor nog geen uitvoerende partij gevonden.

Risico inschatting:

Bij de kwantificering van het risico is rekening gehouden met € 3,3 miljoen extra kosten die worden gemaakt voor de avondprogrammering en die niet kunnen worden terugverdiend door de extra opbrengsten van bezoekers die langer op het terrein verblijven. Er is rekening gehouden met een hoge kans van optreden, namelijk 60%. Er wordt daarom vanuit de risicoreservering een bedrag van € 2,0 miljoen gereserveerd.

Het is primair de verantwoordelijkheid van de Floriade Almere 2022 BV om een goede (avond)programmering neer te zetten.

Beheersmaatregelen:

De definitieve (avond)programmering is nog niet bekend. Hier zal een afweging in moeten worden gemaakt. Het onderwerp wordt regelmatig besproken in het directieoverleg met Amvest en Dura Vermeer.

In het kader van de dubbele programmering wil de Floriade Almere 2022 BV meerdere geluid dragende evenementen organiseren. In het bestemmingsplan zijn er slechts 12 toegestaan (voor het hele gebied). Dit is waarschijnlijk onvoldoende voor een succesvolle dubbele programmering.

Risico beschrijving:

Als gevolg van de beperking in het bestemmingsplan van slechts 12 geluid dragende evenementen bestaat de kans dat de dubbele programmering onvoldoende van de grond kan komen tijdens het Floriade evenement. Dit kan leiden tot minder bezoekers, dan wel bezoekers die minder lang blijven.

Voortgang:

Op dit moment worden scenario's uitgedacht voor eventuele uitbreiding van het aantal woningen in het bestemmingsplan. Bij uitbreiding zal een bestemmingsplanwijziging in procedure worden gebracht. De mogelijkheid is er dan ook om hierin een wijziging in het aantal geluid dragende evenementen mee te nemen. Dan zal echter wel de programmering van het evenement duidelijk moeten zijn.

Risico inschatting:

Gezien de mogelijk om het aantal geluid dragende evenementen mee te nemen in de voorziene bestemmingsplanwijziging is dit risico op 0 gezet.

Beheersmaatregelen:
Het aantal geluid dragende evenementen meenemen in de voorziene bestemmingsplanwijziging.

In de business case is een indexering meegenomen op de kosten en de opbrengsten. De opbrengstenindex zorgt ervoor dat een kaartje per jaar met 1,5% moet stijgen om de kosten goed te kunnen maken. Voor de kaartjes is een indexering meegenomen van in totaal € 4,0 miljoen.

Risico beschrijving:

Het risico bestaat dat de ingerekende indexering op de kaartopbrengst niet gerealiseerd kan worden als gevolg van bijvoorbeeld de concurrentie op de evenementenmarkt dan wel veranderingen in de bestedingen van de potentiële bezoeker, waardoor de stijging van de kosten niet kan worden gecompenseerd.

Voortgang:
Zie risico tegenvallende kaartverkoop.

Risico inschatting:

Bij de kwantificering van het risico wordt rekening gehouden dat 25% van de index van €4,0 miljoen niet kan worden gerealiseerd. Er wordt rekening gehouden met een lage kans van optreden (20%). Er wordt daarom vanuit de risicoreservering een bedrag van €0,2 miljoen gereserveerd.

Beheersmaatregelen:
Zie risico tegenvallende kaartverkoop.

Op basis van de Europese richtlijnen worden bedreigde diersoorten en de gebieden waarin zij kunnen leven beschermd. Dit zijn de aangewezen Natura 2000 gebieden. Één van de problemen binnen deze natuurgebieden is verzuring en de depositie van stikstof draagt daaraan bij. Onder de oude Natuurbeschermingswet 1998 was al duidelijk dat er mogelijk een probleem zou kunnen ontstaan met de stikstofdepositie in Natura 2000 gebieden en het verlenen van toestemming voor bepaalde activiteiten. Om die reden is door de Rijksoverheid en de provincies gewerkt aan een systeem dat ruimte biedt om toestemming te geven aan activiteiten die stikstofdepositie veroorzaken door nu alvast vooruit te lopen op maatregelen die de uitstoot en depositie van stikstof tot aan 2030 verminderen (in 2015 ingevoerd onder de naam Programma Aanpak Stikstof). Op 29 mei 2019 heeft de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State geoordeeld dat het PAS onvoldoende is onderbouwd om te gebruiken als grondslag voor het verlenen van vergunningen.

Risico beschrijving:
Als gevolg van gewijzigde jurisprudentie rondom het Programma Aanpak Stikstof bestaat de kans dat er geen evenementenvergunning kan worden afgegeven, waardoor de wereldexpo Floriade geen doorgang kan vinden met alle financiële consequenties die hieraan vasthangen.

Ook de realisatie van het benodigde vastgoed voor het evenement loopt het risico van vertraging, dan wel het niet kunnen realiseren hiervan omdat geen vergunning (tijdig) kan worden afgegeven.

Voortgang:

Afgelopen periode is meer optimisme ontstaan over de feitelijke effecten van stikstof voor het evenement en de maatregelen die genomen kunnen worden om te voldoen aan de wettelijke normen. Een nieuwe berekening die aansluit op de uitgangspunten van de MER komt voor het evenement uit op 0,01 mol/ ha/ jaar.

De belangrijkste verklaring voor deze lagere berekening (die aanvankelijk uitkwam op 4,8 mol/ha/ jaar) is dat de  verkeersbewegingen op de A6 niet hoeven te worden toegerekend aan de Floriade omdat deze verkeersbewegingen materieel al zijn meegenomen bij de besluitvorming ten behoeve van de A6. Bij de MER berekening waren deze verkeersbewegingen per abuis wel meegenomen. De effecten van verkeer ten behoeve de Floriade zijn nu berekend op de provinciale en gemeentelijke wegen. Verder waren de eerdere berekeningen, die op jaarniveau uitgedrukt worden, niet gecorrigeerd voor de periode van het evenement (zes maanden).

De nieuwe berekeningen geven aanleiding vertrouwen te hebben op een positieve uitkomst. Een nieuwe berekening wordt in de tweede helft van 2020 gemaakt op basis van een definitief vervoersplan. Er zijn verschillende beheersmaatregelen denkbaar om de stikstofuitstoot te laten uitkomen binnen de toegestane uitstoot van 0,0049 mol/ha/ jaar.

Risico inschatting:

Gezien de huidige beelden hoeft voor het risico Stikstof vooralsnog geen bedrag te worden gereserveerd.

In de business case van de Floriade Almere 2022 BV is €1,2 miljoen ingerekend voor het busvervoer van bezoekers vanaf de parkeerlocaties en de NS naar het Floriade-terrein.

Risico beschrijving:

In eerste instantie werd rekening gehouden met één parkeerlocatie buiten de stad, parkeren op loopafstand naast het Floriade terrein en parkeren in de stad (danwel bezoekers reizend met het openbaar vervoer). De parkeerlocaties zijn nu gewijzigd in twee grote locaties aan de rand van de stad, waarvoor busvervoer moet worden geregeld. Enerzijds is er dus een uitbreiding van benodigd busvervoer, terwijl anderzijds ook wordt geconstateerd dat de inkoopkosten voor het vervoer zijn gestegen. Er bestaat dus een kans dat de ingerekende €1,2 miljoen niet toereikend is.

Voortgang:
De €1,2 miljoen lijkt niet toereikend te zijn voor busvervoer van NS naar het terein en voor busvervoer van de twee parkeermogelijkheden richting het terrein.

Het risico wordt meegenomen in de herijking van de business case van de Floriade Almere 2022 BV .

Risico inschatting:

Bij de kwantificering van het risico is rekening gehouden met €1,0 miljoen extra kosten voor het busvervoer van NS / parkeerplaatsen naar het terrein. Er is rekening gehouden met een middelmatige kans van optreden (40%). Er wordt daarom vanuit de risicoreservering een bedrag van €0,4 miljoen gereserveerd.

Het is primair de verantwoordelijkheid van de Floriade Almere 2022 BV om het vervoer vanaf station, dan wel vanaf de parkeerplaatsen te organiseren.

Beheersmaatregelen:
Het risico wordt meegenomen in de herijking van de business case van de Floriade Almere 2022 BV die in de 2^de helft van dit jaar wordt uitgevoerd.